Datenschutzerklärung für Mieter und Mietinteressenten

1. Einleitung

Die Espace Real Estate AG, Zuchwilerstrasse 43, 4500 Solothurn (nachfolgend, «Espace Real Estate», «wir», oder «uns») informiert die Mieter resp. Liegenschaftsnutzer und Mietinteressenten resp. Gesuchsteller (nachfolgend, „Sie“, oder „Ihnen“) mit der vorliegenden Datenschutzerklärung, darüber, welche Personendaten über Sie bearbeitet werden, für welche Zwecke die Personendaten genutzt werden, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte Ihnen bei der Bearbeitung ihrer Personendaten zustehen.

Als «Personendaten» gelten alle Angaben und Informationen, welche sich auf Sie beziehen oder beziehen lassen. Als «Bearbeitung» gilt jeder Vorgang im Zusammenhang mit Personendaten wie beispielsweise erheben, erfassen, organisieren, ordnen, speichern, anpassen, verändern, abfragen, verwenden, offenlegen, übermitteln, verbreiten, archivieren, löschen oder vernichten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Personendaten, die von uns im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis resp. ihrem Gesuch als potenzieller Mieter bearbeitet werden (nachfolgend der „Service“), und gilt für Sie, als Mieter resp. Mietinteressenten.

2. Verantwortliche

Verantwortliche für die Erhebung und Bearbeitung der Personendaten im Sinne der Datenschutzgesetzgebung ist:

            Espace Real Estate AG, Zuchwilerstrasse 43, 4500 Solothurn

Die Espace Real Estate bestimmt, für welche Zwecke und mit welchen Mitteln die Personendaten bearbeitet werden, und ist verantwortlich für die Bearbeitung und Nutzung der Personendaten in Überstimmung mit dieser Datenschutzerklärung. Allfällige datenschutzrechtliche Anliegen können an folgende Kontaktstelle gerichtet werden: Christian Froelicher (christian.froelicher@espacereal.ch)

3. Von wem wir Ihre Personendaten erhalten

Wir erheben Personendaten grundsätzlich direkt bei Ihnen. Zudem generieren wir im Verlauf des Serviceangebots weitere Personendaten (z.B. Dialog-Formulare, E-Mail-Korrespondenz). Es kann aber auch vorkommen, dass wir Ihre Personendaten bei einem Dritten beschaffen (z.B. um eine finanzielle Referenz einzuholen, sofern wir Ihr Einverständnis dazu erhalten haben).

Einer der Gründe für die Bearbeitung Ihrer Personendaten besteht darin, dass wir unsere Pflichten im Rahmen von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen, einschliesslich der Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche, wahrnehmen.

Wenn Sie uns die dafür erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir diese Pflichten unter Umständen nicht oder nicht vollumfänglich erfüllen. Wir können auch daran gehindert sein, unser Serviceangebot Ihnen gegenüber im Hinblick auf unsere rechtlichen Verpflichtungen durchzuführen oder fortzusetzen, wenn Sie uns diese Informationen nicht zur Verfügung stellen.

4. Welche Personendaten wir bearbeiten

Wir bearbeiten grundsätzlich diejenigen Angaben und Information über Sie, welche für den Abschluss des Mietvertrages mit Ihnen erforderlich sind. Wir bearbeiten grundsätzlich folgende Personendaten von Ihnen:

a. Persönliche Daten und Kontaktinformation: Dazu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Alter, Geburtsdatum, Zivilstand, Familienangehörige, Nationalität, Betreibungen, Angaben über Vorstrafen.
b. Finanzinformationen: Dazu gehören Ihre Bankkontodaten
c. Informationen zur Identitätsprüfung: wie z.B. Ihre Passnummer
d. Information zu Ihrer Anmietungshistorie: dazu gehört Ihre vorherigen Anmietadressen und Referenzen
e. Information zu Ihrer Beschäftigung oder Ihr Geschäft: wie z.B. Arbeitgeber- oder Firmenname und Kontaktdaten

5. Für welche Zwecke die Personendaten bearbeitet werden

Wir bearbeiten Ihre Personendaten ausschliesslich für die Zwecke, die im Zusammenhang mit dem Abschluss des Mietvertrages mit Ihnen notwendig sind. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

a. Um mit Ihnen zu kommunizieren, oder
b. Um Ihren Mietantrag zu prüfen und Ihre Berechtigung als Mieter einer Immobilie festzustellen, oder
c. Um Ihr Mietverhältnis zu verwalten, einschliesslich der Bearbeitung von Mietzahlungen, der Beantwortung von Unterhaltsanfragen und der Beilegung von Streitigkeiten, oder
d. Um gesetzliche und behördliche Verpflichtungen einzuhalten, z.B. die Überprüfung Ihrer Identität und die Einhaltung steuerlicher und behördlicher Anforderungen, oder
e. Weitere Zwecke gemäss separater Information oder wie aus den Umständen ersichtlich

6. Auf welchen rechtlichen Grundlagen wir Ihre Personendaten bearbeiten

Wir bearbeiten Ihre Personendaten für die oben erwähnten Zwecke auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

a. Für den Abschluss und die Durchführung des Serviceangebots und damit zusammenhängender Verträge, einschliesslich der Beurteilung der Mietverhältnisse, sowie für Hintergrund Überprüfungen (soweit notwendig und gesetzlich zulässig), oder
b. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, einschliesslich Erfüllung der Pflichten im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis, oder
c. Einwilligung (nur soweit diese jederzeit widerrufen werden kann), oder
d. Zur Wahrung von unseren berechtigten Interessen.

7. An wen wir Ihre Personendaten weitergeben

Wir geben Ihre Personendaten nur jenen Stellen weiter oder machen diese nur Dritten zugänglich, soweit diese Ihre Personendaten für die Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen. Wir geben Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke und gestützt auf einer rechtlichen Grundlage grundsätzlich an folgende Kategorien von Dritten weiter, welche die Personendaten für die oben erwähnten Zwecke in unserem Auftrag oder für deren eigenen Zwecke gesetzmässig bearbeiten:

a. Dienstleister z.B., IT-Firmen den Zugriff auf IT-System erhalten, Anbieter von externem Speicherplatz oder Outsourcing-Partner, Hausverwaltungen, Auftragnehmer
b. Lieferanten, Händler und sonstige Geschäftspartner
c. Lokale und nationale Behörden und Amtsstellen
d. Andere Immobilienagenturen und Vermieter, mit Ihrer Zustimmung.

(nachfolgend alle gemeinsam „Empfänger“)

Die Empfänger sind verpflichtet, die Vertraulichkeit sowie das anwendbare Datenschutzrecht jederzeit vollumfänglich einzuhalten und die geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen umzusetzen, um die Personendaten zu sichern und diese gegen eine unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, einen unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.

8. Übermittlung von Personendaten in ein Drittland

Die im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Mietvertrages erhobenen Personendaten werden von uns grundsätzlich innerhalb der Schweiz gespeichert. Wir können Ihre Personendaten nur ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) übermitteln, wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Datenbearbeitung erforderlich ist und im Einklang mit der geltenden Datenschutzgesetzgebung steht.

9. Wie lange die Personendaten aufbewahrt werden

Espace Real Estate bearbeitet Ihre Personendaten, solange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Danach werden Ihre Personendaten grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert. Ihre Personendaten können jedoch darüber hinaus weiterbearbeitet werden, etwa aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder für die Zeit, in der Ansprüche gegen Espace Real Estate geltend gemacht werden können. Die Speicherdauer richtet sich dabei massgeblich nach den gesetzlichen Verjährungsfristen bzw. nach der Dauer, in welcher Ansprüche gegen Espace Real Estate geltend gemacht werden können.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Sie betreffende Personendaten zu erhalten, die wir über Sie bearbeiten. Ferner haben Sie das Recht, von uns die Berichtigung, Löschung und Einschränkung von den Sie betreffenden Personendaten zu verlangen sowie der Bearbeitung dieser zu widersprechen. In gewissen Fällen haben Sie auch das Recht, Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Daten Portabilität), welches die weitere Nutzung und Übermittlung ermöglichten. Falls die Bearbeitung der Personendaten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (d.h. ohne Wirkung auf die zulässige Bearbeitung bis zum Widerruf).

Anfragen und Anträge im Zusammenhang mit diesen Rechten oder andere Fragen betreffend Datenschutz sind an die oben genannt Kontaktperson zu richten. Die Espace Real Estate behält sich vor, die Betroffenenrechte, soweit gesetzlich zulässig, einzuschränken und z.B. Personendaten nicht zu löschen oder keine vollständige Auskunft zu erteilen.

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Espace Real Estate gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstösst, haben Sie Recht, beim Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) eine Beschwerde einzureichen.

11. Sicherheit

Die Espace Real Estate hat technische und organisatorische Massnahmen implementiert, um die Sicherheit der Personendaten zu wahren und diese gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitung, unbeabsichtigten Verlust, Veränderung, Bekanntmachung oder Zugriff zu schützen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die Espace Real Estate kann die vorliegende Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Falls erhebliche Veränderungen vorgenommen werden, wird die Espace Real Estate Ihnen darüber in geeigneter Weise informieren (z.B. per E-Mail).

Letzte Aktualisierung: 14.07.2023